Tahapan pelaksanaan pameran merupakan tahap puncak dalam sebuah acara pameran, sehingga perlu dirancang secara sistematis dan logis. Hal ini bertujuan agar saat pelaksanaan pameran berjalan lancar. Pasalnya, tanpa adanya perencanaan yang sistematis, maka sebuah pameran tidak dapat berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan.
Oleh karena itu, untuk memastikan bahwa sebuah pameran dapat berjalan dengan sangat lancar dan sukses, maka terdapat beberapa kegiatan atau tahapan pameran yang harus dilakukan oleh penyelenggara. Dimana pelaksanaan pameran dapat dibagi menjadi 2 tahapan yaitu sebelum pelaksanaan dan saat pelaksanaan.
Sebelum Pelaksanaan
Sebelum merealisasikan pelaksanaan pameran maka hal pertama yang harus dilakukan adalah pembentukan panitia. Dimana, kepanitian ini dibagi menjadi dua bagian yaitu panitia pengarah dan panitia pelaksanaan.
- Panitia Pengarah/ Steering Committee, merupakan panitia yang bertugas memberikan arahan dan masukan kepada panitia pelaksana dalam menjalankan tugasnya. Panitia pengarah terdiri atas penanggung jawab kegiatan dan Pembina.
- Panitia Pelaksana, merupakan panitia yang bertanggung jawab atas berlangsungnya kegiatan pameran pada hari H. panitia pelaksana akan melaksanakan segala sesuatu yang berkaitan dengan teknis pelaksanaan kegiatan pameran.
Panitia yang telah dibentuk pada saat merencanakan pameran akan mulai melakukan tugasnya dalam tahap persiapan atau sebelum pelaksanaan pameran. Ada dua garis besar yang akan dipersiapkan yaitu persiapan kelengkapan dan penataan ruang.
Persiapan Penyelenggaraan Pameran
Beberapa hal yang perlu dilakukan dalam tahap persiapan penyelenggaraan pameran adalah sebagai berikut :
- Publikasi kegiatan pameran menggunakan media poster, spanduk, siaran radio, selebaran, undangan, dan lain-lain.
- Menyeleksi setiap karya yang dikumpulkan oleh peserta pameran.
- Menyediakan perlengkapan pameran yang terdiri atas papan panel, buku tamu, hiasan ruangan, sound system, meja, dan lain-lain.
- Menyiapkan ruang yang akan digunakan sebagai tempat kegiatan pameran.
- Mempersiapkan susunan acara pembukaan dan penutupan.
(Baca juga: Apa Saja Jenis-Jenis Pameran?)
Tahap Penataan Ruangan
Beberapa hal yang perlu dilakukan dalam tahap penataan ruangan pameran adalah sebagai berikut :
- Menata dan menghias ruang pameran.
- Memajang karya seni yang akan dipamerkan pada posisi yang sesuai.
- Memberikan label karya pada setiap karya seni dengan data komplit yang terdiri atas nama seniman, asal seniman, judul karya seni, jenis karya seni, bahan pembuatan, dan teknik pembuatan karya seni.
- Mengatur alur pergerakan pengunjung dalam ruang pameran.
- Menata meja dan kursi yang digunakan sebagai tempat penerimaan tamu serta sumber informasi.
- Memasang lampu sorot di tempat-tempat yang strategis.
Saat Pelaksanaan
Tahap pelaksanaan merupakan tahap puncak dari seluruh rencana kegiatan pameran, tahapan ini meliputi susunan acara pembukaan, pembawa dan pengarah acara, buku tamu dan buku kesan pesan, dokumentasi, serta susunan acara penutupan. Adapun untuk tahapan pelaksanaan pameran antara lain :
- Pelaksanaan pameran dimulai dengan acara pembukaan.
- Bersamaan dengan acara pembukaan pameran, seksi operasional akan melakukan tugasnya yaitu menerima dan menyambut tamu.
- Kemudian seksi operasional juga akan memandu pengunjung untuk menikmati pameran.
- Selama berlangsungnya kegiatan, seksi akomodasi, seksi keamanan dan seksi PPPK bekerjasama untuk mengamati segala kegiatan yang terjadi.
- Untuk keperluan laporan, ketia juga meminta seksi dokumentasi untuk memotret atau video segala aktifitas yang terjadi selama pameran berlangsung.
- Menyusun laporan kegiatan termasuk dokumentasi dan surat menyurat dapat mulai dilakukan pada tahap ini.
