Kalian pasti pernah berbelanja di supermarket? Dalam kegiatan jual beli ini kita akan diberikan nota atau pencatatan transaksi keuangan. Hal tersebut yang akan dijadikan sebagai bukti transaksi keuangan. Begitupun dalam sebuah perusahaan, arus modal yang keluar maupun masuk harus dicatat sesuai dengan bukti transaksi keuangan, untuk menghindari munculnya permasalahan dimasa yang akan datang.
Bukti transaksi keuangan adalah dokumen atau sumber serta syarat sah yang wajib diberikan dalam melakukan pencatatan, penyimpanan, dan transaksi ke dalam jurnal perusahaan. Bukti transaksi yang sudah dicatat merupakan pegangan untuk mempermudah akuntan perusahaan dalam menyusun laporan keuangan.
Dari pencatatan bukti transaksi keuangan tersebut maka dapat diketahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi dan dapat menghindari duplikasi pada pengumpulan data keuangan. Selain itu, bukti transaksi keuangan dapat mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan transaksi dalam bentuk tulisan.
Pada suatu perusahaan, umumnya terdapat dua (2) jenis bukti transaksi keuangan antara lain bukti internal dan bukti eksternal.
Bukti Internal
Bukti internal adalah bukti transaksi yang dibuat oleh perusahaan (pihak internal) untuk kegiatan yang hanya melibatkan pihak dalam perusahaan saja. Bukti internal dimanfaatkan oleh pihak manajemen untuk menentukan kebijakan-kebijakan terkait sistem perekonomian yang ada.
(Baca juga: Tahap Pencatatan Dalam Siklus Akuntansi Perusahaan Jasa)
Adapun contoh bukti transaksi internal dalam sebuah perusahaan antara lain :
- Bukti kas masuk, merupakan bukti yang menyatakan bahwa suatu perusahaan telah menerima sejumlah uang secara cash atau tunai. Transaksi keuangan yang akan tercatat dalam bukti kas adalah transaksi pelunasan piutang, transaksi penerimaan tambahan modal pribadi, dan transaksi penyelenggaraan jasa tunai.
- Bukti kas keluar, merupakan tanda atau bukti bahwa suatu perusahaan telah mengeluarkan uang tunai untuk melakukan berbagai kegiataan yang berhubungan dengan pihak internal. Transaksi keuangan yang akan tercatat adalah transaksi pembayaran gaji, transaksi pembayaran utang, transaki pembelian dengan uang tunai.
- Memo internal, adalah bukti pencatatan antar bagian atau antara manajer dengan bagian-bagian yang ada di lingkungan perusahaan. misalnya perintah pembayaran dari manajer ke bagian keuangan.
Bukti Eksternal
Bukti eksternal adalah bukti yang dibuat pihak internal yang berhubungan dengan pihak dari luar perusahaan. bukti transaksi tersebut berguna bagi kedua belah pihak untuk menentukan kebijakan terkait dengan pelayanan jasa dan pendapatan layanan jasa tersebut. Adapun contoh bukti eksternal antara lain :
- Kuitansi, merupakan bukti penerimaan sejumlah uang yang ditandatangani oleh penerima uang dan diserahkan kepada pihak yang membayar sejumlah uang. Pada umumnya, lembaran kuitansi terdiri dari 2 bagian, dimana bagian yang sebelah kanan (besar) akan diberikan kepada pihak yang membayar sedangkan bagian kiri (kecil) yang tertinggal sebagai arsip penerimaan uang tersebut.
- Faktur (invoice), merupakan tanda atau bukti telah terjadinya transaksi pembelian dan atau penjualan secara kredit. Dalam perusahaan jasa faktor pembelian merupakan tanda bukti nasabah atau klien telah memberikan uangnya akan tetapi jasa yang diminta belum dilakukan.
- Nota debit, merupakan bukti bahwa perusahaan telah mendebit perkiraan langganannya akan disebabkan karena berbagai hal. Misalnya, cacat pelayanan, kesalahan penanganan, dan ketidaksesuaian dengan pesanan,
- Nota kredit, merupakan bukti bahwa perusahaan telah mengkredit perkiraan langganannya yang disebabkan oleh berbagai hal misalnya adanya cacat pelayanan, kesalahan penanganan dan ketidaksesuaian pesanan. Nota kredit perusahaan sebagai layanan puna jual.
