Bahasa Inggris adalah salah satu bahasa yang kerap digunakan untuk berkomunikasi baik secara lisan maupun tulisan. Maka tidak mengherankan jika bahasa Inggris sering dipakai untuk kegiatan surat menyurat secara resmi atau formal (formal letter).
Sebelum masuk ke pembahasan surat resmi atau formal letter, perlu diketahui dulu definisi dari surat. Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim.
Surat dibagi menjadi 2 macam, yaitu surat resmi dan surat tidak resmi (informal letter). Nah, kali ini yang akan dibahas adalah struktur dari surat resmi (stucture of a formal letter).
Secara singkat formal letter adalah surat yang ditulis untuk keperluan bisnis atau profesional dengan tujuan tertentu. Di dalam sebuah formal letter harus menggunakan bahasa formal dan format atau struktur tertentu. Adapun struktur dari surat resmi dalam bahasa Inggris, antara lain :
- Subject Line
Jika mengirim email, sertakan baris subjek yang jelas dan menjelaskan tentang email tersebut. Contohnya : surat pengunduran diri atau rapat orang tua.
Baca juga: Historical Recount Dalam Bahasa Inggris
- Contact Information
Dalam sebuah surat, informasi ini diletakkan di bagian atas halaman. Jika dalam bentuk email maka akan disertakan pada saat tanda tangan atau berada di bawah nama yang menyampaikan surat.
- Contact Information Of The Recipient
- Name
- Tittle
- Company
- Address
- City, state zip code
- Gretting
Sertakan salam formal pada paragraf pembuka surat. Pastikan menggunakan nama dan gelar yang sesuai untuk orang tersebut. Contohnya : Dear Mr Teguh Priatno, Dear Human Resources Manager, Dear Sir, Dear Madam.
- A Brief Introduction
Biasanya paragraf pertama dari formal letter harus memberikan pengantar singkat dan referensi untuk tujuan surat secara singkat.
- The Main Purpose Of Your Letter
Bagian utama formal letter akan berfokus pada tujuan si pengirim surat. Berikan lebih banyak informasi dan detail spesifik tentang permintaan kamu atau informasi yang diberikan.
- Closing
Bagian ini adalah paragraf terakhir dari surat. Dimana terdiri atas kesimpulan dan harus singkat. Contohnya : Sincerely, Best, and Regards.
- Signature/ Tanda Tangan
