Berkembangnya teknologi saat ini telah memudahkan kita untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan efisien. Begitupun dalam bekerja dengan data, dimana pengolahan data bisa dipermudah dengan memamfaatkan kecanggihan teknologi lewat perangkat lunak atau aplikasi seperti Microsoft Excel.
Agar hasil pengolahan data bisa berjalan baik dan benar, maka ada beberapa tahapan yang perlu kita pelajari, termasuk terkait cara mengolah data dengan menambahkan berbagai tipe data ke sebuah lembar kerja (worksheet) dengan mudah dan cepat.
Kemudian kita akan mengatur format data dan cell pada lembar kerja sehingga data yang ditampilkan menjadi lebih baik. Selain itu, kita juga perlu memahami bagaimana cara menyimpan dan membuka kembali lembar kerja yang kita butuhkan sehingga lembar kerja yang kita buat tidak akan hilang serta dapat diperbarui kembali.
Nah, untuk lebih memahami tentang tahapan pengolahan data, berikut penjelasannya.
- Menambahkan Data Ke Lembar Kerja
Dalam menginput data kita dapat menambahkan data di lembar kerja dengan mengaktifkan cell di lembar kerja yang aktif. Kemudian mengetik data yang akan diinput dan diakhiri dengan menekan tombol enter, tab, atau entre tombol panah pada keyboard.
Kita bisa memasukan data yang banyak dan dapat disimpan serta diolah di lembar kerja. Dalam menginput data pada lembar kerja kita harus memiliki keahlian agar dapat dengan cepat dan akurat menginput data.
- Data angka
Kita dapat menginput data pada lembar kerja dengan cara mengetikan angka tersebut pada cell yang aktif. Biasanya angka tersebut ditulis dengan memberikan tanda titik sebagai pemisah antara satuan, puluhan, ratusan, maupun ribuan dan seterusnya.
Baca juga: Teknologi Informasi yang Memproduksi Data Banyak dan Cepat
Dalam aplikasi Microosoft Excel tidak diperkenankan menggunakan tanda titik dalam menginput sebuah angka sebagai pemisah. Hal ini dikarenakan tanda titik merupakan karakter, sehingga kita bisa menggunakan format data yang telah disediakan.
- Data teks, waktu, dan tanggal
Dalam menginput data berupa teks dilakukan dengan mengetik huruf-huruf menggunakan keyboard. Berbeda dengan data angka yang ditempatkan merapat ke kanan cell, data berupa teks akan ditempatkan merapat ke kiri cell.
- Data berurutan
Kita dapat memasukan data yang berurutan dengan pola tertentu pada microosoft Excel dengan tidak perlu memasukan data tersebut satu persatu. Hanya perlu menginput data pertama kemudian mengcopy data tersebut.
- Data seragam
Ketika ingin menginput data yang sama ke dalam beberapa cell yang sama maka kita dapat memasukan data ke beberapa cell sekaligus. Posisi cell yang berisi data yang sama dapat merupakan cell-cell yang saling berdekatan atau cell yang saling berjauhan.
- Format Data Dengan Tipe Data Yang Sesuai
Tipe data terdiri dari CRT beberapa yaitu; teks, bilangan sains, uang, waktu, tanggal, dan sebagainya. Masing-masing data tersebut ditampilkan dengan format tertentu. Misalnya, tipe data yang ditampilkan dengan memberikan simbol mata uang, demikian juga dengan tipe data lainnya yang memiliki ciri-ciri tertentu.
- Format Cell
Lembar kerja mempunyai garis-garis grid yang membentuk suatu kolom dan baris. Garis grid adalah garis-garis standard yang terkadang tidak sesuai dengan apa yang kita butuhkan. Garis grid tidak diikutkan ketika kita mencetak sebuah lembar kerja, kita dapat menambahkan garis batas cell ke tabel data sehingga lebih sesuai dengan apa yang kita inginkan dan kita butuhkan. Kita juga dapat mengatur warna dari cell sehingga tampilan menjadi lebih baik.
- Mengatur Tanda Desimal dan Ribuan
Dalam suatu data terkadang terdapat bilangan pecahan yang memiliki bilangan desimal dan angka-angka yang sangat besar yang memerlukan tanda pemisahan bilangan ribuan. Tanda pemisah bilangan desimal dan ribuan berbeda-beda untuk setiap negara.
Sebagai contoh di negara seperti Amerika, Inggris, dan Australia menggunakan tanda titik sebagai tanda bilangan desimal dan tanda koma sebagai tanda untuk pemisah bilangan ribuan. Sedangkan di Indonesia dan Jerman menggunakan tanda titik sebagai pemisah bilangan ribuan dan tanda koma sebagai tanda bilangan desimal.
- Lebar Kolom dan Tinggi Baris
Kita dapat mengatur lebar kolom dan baris untuk merapikan lembar kerja dan mendapatkan lebar kolom dan tinggi baris yang sesuai dengan tinggi dan panjang teks data yang terdapat di dalamnya. Jika data yang dimasukan membutuhkan ruang yang kecil, lebar kolom sebaiknya di perkecil dan begitupula sebaliknya.
Pada data yang diinput berupa teks data tersebut akan terpotong oleh batas kolom, sedangkan pada data yang diinput berupa angka data tersebut akan ditampilkan berupa deretan tanda pagar.
Dalam mengatur ukuran kolom dan baris dapat dilakukan dengan cara menggunakan tombol format di tab home, kemudian mengklik column width untuk mengatur lebar kolom atau row height untuk mengatur tinggi baris.
- Menyimpan Lembar Kerja
Kita dapat menyimpan buku kerja yang sudah dibuat dan dapat dibuka serta digunakan dilain waktu. Ketika kita menyimpan buku kerja maka akan disimpan Dalam bentuk file Microosoft Excel dengan format file (xls dan xlxs).
- Membuka Buku Kerja
Membuka buku kerja berarti menampilkan buku kerja Microosoft Excel yang pernah disimpan. Hal ini dilakukan apabila kamu ingin mengedit atau sekedar melihat kembali data yang ada dibuku kerja.
- Membuat Grafik Data
Grafik adalah tampilan secara visual dari sebuah data yang tersedia, sehingga bisa melihat perbandingan, pola, dan trend (kecenderungan) kurva dari data pada grafik. Inti dari grafik adalah adanya kriteria sumbu x dan sumbu y dimana sumbu ini dapat kita ambil dari sebuah tabel data yang dapat digambarkan dengan sebuah grafik.
